Archiviazione

documentale

Il software documentale Globe permette l’acquisizione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali in modo semplice e veloce, siano essi in formato digitale o cartaceo

Le fonti da cui reperire i documenti

  • File system
  • Scanner (twain o multifunzione)
  • Connettori E-mail o PEC
  • Microsoft Office
  • Client di posta elettronica
  • Stampante virtuale
  • WebServices
  • Drag & Drop da cartelle locali o in rete, dal client e-mail ecc.

Cosa succede una volta acquisiti i documenti

Una volta acquisiti, sarà possibile organizzare i documenti all’interno del repository documentale, associandoli a specifiche tipologie e valorizzandone le relative chiavi di ricerca. Queste ultime possono essere estratte dal documento stesso o lette da fonti dati esterne (es. dal database gestionale, file di indici ecc.).

L’inserimento di chiavi di ricerca associate al documento, permette di ricercare i documenti necessari in modo facile e veloce: grazie al potente motore di ricerca di Globe potrai sempre trovare il documento giusto al momento giusto!

Imposta date di scadenza e workflow automatici

Globe fornisce la possibilità di impostare e gestire la data di scadenza/validità dei documenti, dando l’opportunità di impostare degli alert e workflow automatici che si innescano una volta giunti in prossimità della scadenza del documento.

Poter impostare delle date di scadenza per i documenti, facilita l’adeguamento a quanto previsto dal GDPR, che richiede che venga definita una policy sulla durata del trattamento e conservazione dei dati. Dopo questo periodo, i dati raccolti devono essere eliminati.

Tutti i documenti archiviati all’interno di Globe potranno poi essere consultati anche da smartphone e tablet tramite l’applicazione dedicata: l’app consente di ricercarevisualizzare e gestire facilmente i propri documenti, in qualsiasi momento, ovunque vi troviate.