Distribuzione

dei documenti

Il software documentale Globe include la funzionalità di Distribuzione dei documenti, che permette ai vari reparti aziendali di distribuire in modo massivo documenti e di monitorarne l’apertura.

Distribuzione e monitoraggio dei documenti

Quando uno degli uffici (ad es. amministrazione, vendite, marketing, personale etc.) necessita di distribuire un documento, dovrà seguire alcuni semplici passaggi:

  • Cliccare sul documento da distribuire con il tasto destro e selezionare l’azione “Distribuzione documento/i”
  • Impostare i destinatari, che possono essere singoli utenti o specifiche Liste di distribuzione. Le liste sono autoalimentate, gli utenti presenti all’interno si aggiornano cioè in automatico tramite associazione con gruppi di Active Directory
  • Procedere alla distribuzione. Globe fornisce la possibilità di inserire una nota che comparirà nella notifica e-mail inviata in automatico ai destinatari. È possibile visualizzare il documento anche tramite browser cliccando direttamente sul link presente nella mail di notifica, senza bisogno di accedere a Globe.
  • Se un documento viene re-distribuito si può scegliere di inviarlo solamente ai nuovi utenti
  • Una volta distribuito, al documento viene associato un evento Distribuzione: cliccando l’evento, l’utente potrà visualizzare tutti i dettagli della distribuzione (ad es. chi ha visualizzato il documento e quando).
  • Cliccando con il tasto destro sul documento distribuito e selezionando la voce di menu “Distribuzione documento” – “Esito distribuzione” potrò vedere gli esiti di tutte le distribuzioni associate a quello specifico documento.

Globe permette di mantenere sotto controllo facilmente i documenti distribuiti tramite due voci di menu:

  • Documenti per me: in questa sezione ogni utente potrà visualizzare tutti i documenti a lui distribuiti
  • Documenti distribuiti: in questa sezione l’utente potrà visualizzare i documenti che ha distribuito ed un’anteprima dello stato.

Il software Globe fornisce anche la possibilità di annullare una distribuzione, sia per un’intera lista che per un singolo utente: l’annullamento fa sì che l’utente selezionato non sia più abilitato a visualizzare il documento a lui precedentemente distribuito.